Etapas del Proceso de Compras

A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:

1. Análisis de las Solicitud de Compras.
2. Investigación y Selección de Proveedores.
3. Negociación con el Proveedor (seleccionado).
4. Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).
5. Control de la Recepción del Material Comprado.

     Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:

    

    

A continuación te invitamos al análisis de cada una de las etapas antes nombradas.

    

1	Análisis de la Solicitud de Compra

 

Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección que requiera un determinado producto. 

El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros.

Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a través de un listado que además de contener los antecedentes del material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.

En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material.

Los siguientes esquemas te muestran ejemplos de programación de materiales para compra y ficha de historia de cada material.

     

    

       

2	Investigación y Selección de Proveedores:

  

Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigación y La Selección de los Proveedores.

• La Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, vía Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc.

Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden.

Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigación y selección de proveedores ya que además de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefónica, revistas técnicas, catálogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer información sobre los posibles proveedores.

En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectuó ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.

• La Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.

Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia más importante en la selección de los proveedores.

La investigación de los proveedores básicamente es una estadística del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de selección y elección de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparación entre los posibles proveedores.

De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite una comparación de los diversos proveedores calificados, mientras que la selección es una decisión sobre cuál será el escogido para proveer el material requerido.

El esquema que observarás corresponde a la comparación de precios y cotizaciones de materiales.

    

    

Ahora bien, antes de continuar con el estudio de las siguientes etapas te proponemos que realices la actividad: (VER MENU TALLERES)

    

Si fue difícil realizar la tarea, te recomendamos repasar los contenidos. 

Si no tuviste problemas,

¡Te felicitamos, adelante.!

    

3	Negociación con el Proveedor:

 

Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociación. La negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al proveedor.

La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido.

¿Qué es la Negociación?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un termino medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien.

Te presentamos un esquema de una orden de compra.

     

       

4	Acompañamiento del Pedido (Follow-Up):

 

Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o telefónicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor después de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompañamiento representa una constante supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados.

Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aquí la denominación Follow-Up, término en ingles que significa seguir, acompañar, fechar.

La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y éxitos, sorpresas desagradables; a través de él, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores.

    

       

5	Control de la Recepción del Material Comprado:

 

Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepción del material, el organismo de compras verifica si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspección para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operación es la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material.

Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacén, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorería o Cuentas por Pagar, la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.

El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de producción que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.

    

Lo anterior te quedará más claro con el siguiente flujograma del ciclo de compras.

       

          

http://www.institutoblestgana.cl/virtuales/gest_compvent/Unidad1/contenido2.htm

    

Importancia y Funciones de Logística de Compra

La importancia de la logística viene dada por la necesidad de mejorar el servicio a un cliente, mejorando la fase de mercadeo y transporte al menor costo posible.

Sus Funciones, Impulsan la promoción social del trabajador, a través de su formación profesional integral, para hacer de él un ciudadano útil y responsable, poseedor de valores morales éticos, culturales y ecológicos. 

Velar por el mantenimiento de los mecanismos que aseguren el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, relacionadas con el contrato de aprendizaje. 

Organizar, desarrollar, administrar y ejecutar programas de formación profesional integral, en coordinación y en función de las necesidades sociales y del sector productivo. Velar porque en los contenidos de los programas de formación profesional se mantenga la unidad técnica. Crear y administrar un sistema de información sobre oferta y demanda laboral. 

Adelantar programas de formación tecnológica y técnica profesional, en los términos previstos en las disposiciones legales respectivas. Diseñar, promover y ejecutar programas de formación profesional integral para sectores desprotegidos de la población. Dar capacitación en aspectos socio empresariales a los productores y comunidades del sector informal urbano y rural. 

Organizar programas de formación profesional integral para personas desempleadas y sub empleadas y programas de re adaptación profesional para personas discapacitadas. Expedir títulos y certificados de los programas y cursos que imparta o valide, dentro de los campos propios de la formación profesional integral, en los niveles que las disposiciones legales le autoricen. Desarrollar investigaciones que se relacionen con la organización del trabajo y el avance tecnológico del país, en función de los programas de formación profesional. Asesorar al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en la realización de investigaciones sobre recursos humanos y en la elaboración y permanente actualización de la clasificación nacional de ocupaciones, que sirva de insumo a la planeación y elaboración de planes y programas de formación profesional integral. 

Asesorar al Ministerio de Educación Nacional en el diseño de los programas de educación media técnica, para articularlos con la formación profesional integral. Prestar servicios tecnológicos en función de la formación profesional integral, cuyos costos serán cubiertos plenamente por los beneficiarios, siempre y cuando no se afecte la prestación de los programas de formación profesional.

http://mpintortriana.blogspot.com/

Logística de Mantenimiento, Logística de Compra

El conjunto de técnicas, que se usan para gestionar la planificación de materiales se denomina MRP (Materials Requeriment Planning – Planificación de las Necesidades de los Materiales), que con el tiempo ha ido evolucionando hasta englobar no sólo la determinación de los materiales, sino también las necesidades de personas y la carga de los centros de trabajo, para convertirse en la Planificación de los Recursos de Fabricación (Manufacturing Resource Planning), conservando las siglas pero llegando mucho más allá.

Tal y como ya se ha mencionado, el sistema de planificación más utilizado por las empresas actualmente es el M.R.P., para conseguir un sistema de planificación integrada producción - mantenimiento el Plan de Mantenimiento deberá ser asumido como una entrada más al sistema de planificación M.R.P. 

Al tener en cuenta el Plan de Mantenimiento como una entrada más a la planificación de necesidades de materiales, las salidas se verán modificadas, ya que las órdenes planificadas de compra incluirán los repuestos necesarios para mantenimiento y las órdenes planificadas de producción pasarán a ser órdenes planificadas de trabajo ya que se incluirán tanto los trabajos de producción como los trabajos de mantenimiento sistema de planificación M.R.P. 

Al tener en cuenta el Plan de Mantenimiento como una entrada más a la planificación de necesidades de materiales, las salidas se verán modificadas, ya que las órdenes planificadas de compra incluirán los repuestos necesarios para mantenimiento y las órdenes planificadas de producción pasarán a ser órdenes planificadas de trabajo ya que se incluirán tanto los trabajos de producción como los trabajos de mantenimiento.

Es importante señalar que el bastión en la logística de mantenimiento se deriva del MRP, aunado a los aspectos de total importancia que se señalan a continuación:

. El sistema logístico de la empresa.

1. El campo de la logística

2. Evolución logística de la industria

3. La logística de la empresa

4. La logística integral

5. Importancia de los costes logísticos

6. El desarrollo logístico como necesidad estratégica

7. Modelos de distribución comercial

8. La utilización del forecast

9. Indicadores de gestión logística

La gestión de aprovisionamiento.

1. La función de aprovisionamiento

2. Objetivos de la función de compras

3. Importancia económica de la función de compras

4. Actividades básicas de la gestión de compras

5. Análisis de mercados de productos

6. Estudio de mercado de proveedores

7. Evaluación de proveedores

8. Cálculo del lote económico de compras

9. Nuevas tendencias en la política de compras

10. Organización funcional

11. Concentraciones y asociaciones logísticas

Organización y gestión de almacenes.

1. El almacén como centro de producción

2. Características de los productos

3. Principios de organización

4. El lay out de almacenes

5. Cálculo de la capacidad requerida

6. Técnicas de almacenaje y mantenimiento

7. Procesos operativos

8. Planificación de la gestión de almacenes

9. El control de inventarios

10. El concepto de planta de distribución

La gestión del transporte

1. La función de transporte

2. Recomendaciones sobre modalidades de transporte

3. Característica de la flota de vehículos

4. Administración económica de la flota de vehículos

5. Planificación de rutas de reparte

6. Dimensión de la flota de vehículos

7. Utilización eficiente de los vehículos

El control de costes en logística.

El enfoque A B C (Activities Bases Costing)

El enfoque D P P (Direct Product profitability)

El control de costes en almacén

Dentro de esta planificación logística están inmersos los tiempos de ejecución, tiempos de gestión administrativa, tiempos de procura de los materiales para la ejecución y obviamente la puesta a punto de los equipos en mantenimiento.

http://planificacionmtto-unefab.blogspot.com/2008/03/planificacin-logistica-del.html

Cadena de Suministro

Está formada por todos aquellos procesos involucrados de manera directa o indirecta en la acción de satisfacer las necesidades del cliente.

La cadena de suministro, incluye a los proveedores (tercer nivel, segundo nivel y primer nivel), los almacenes de MP (directa e indirecta), la linea de producción (PP), almacenes de PT, canales de distribución, mayoristas, minoristas y el cliente final.

 Dentro de cada organización existe una cadena de suministro diferente dependiendo del giro de la empresa. existen tres tipos de empresas, industriales, comercializadoras y de servicios; las empresas de servicios cuentan con cadenas de suministros muy cortas.

Las empresas industriales tienen cadenas de suministro con mucha logística dependiendo de la MP que utilizan, las lineas de producción con las que cuentan y los segmentos de mercado a los que van dirigidos sus productos. 

Las empresas comercializadoras, por ejemplo, tienen muy poco uso de stock por lo que sus cadenas de suministros son menos elaboradas. 

Todas las funciones que participan en la cadena de suministro están destinadas a la recepción y el cumplimiento de una petición del cliente.

 Estas funciones incluyen, pero no están limitadas al desarrollo de nuevos productos, la mercadotecnia, las operaciones, la distribución, las finanzas y el servicio al cliente.

https://es.wikipedia.org/wiki/Cadena_de_suministro

Ubicación Organizativa de la Logística en la Organización

La función logística, cuenta con autonomía en el organigrama de las empresas modernas, encontrándose entre las áreas funcionales más determinantes. Su carácter multilateral hace que se requiera la integración de técnicas de trabajo diversas, es decir, equipos multidisciplinarios, interfuncionales, etc. Es más, sus requerimientos de respuesta hacen necesaria una configuración plana, próxima a la posible fuente de incidencias.

La formalización de estándares, normas y procedimientos en la organización enfatiza el requerimiento fundamental de la logística estableciendo pautas homogénea re-explotables, difundibles que perduran y permiten acumular conocimiento independiente a las personas. La adherencia al procedimiento, cuyo alcance debe ser actualizado, debe ser capaz de asumir las variaciones que se deriven de los estudios de mercado, además de aquellas prospecciones que generen un pronóstico de demanda, lo que abunda en el interés de integrar al cliente en los procesos.

En el marco de la logística las empresas tratan de apalancarse en la especialización que suponen los proveedores externos, desarrollando un amplio espectro de outsourcing donde surgen importantes retos de coordinación y garantías, todo ello aderezado con el requerimiento del mantenimiento de los estándares de calidad, aspecto que ejercita un plano de certificaciones básico para el negocio. De esta manera, existe normativa al respecto para las actividades dentro del ámbito de la logística que persigue el aval de la aplicación de las mejores soluciones en los procesos. Este es el caso de por ejemplo el uso de la Norma ISO-9000, lo cual permite mostrar a los clientes la seguridad de una calidad suministrada establemente y a su vez poder acceder a los mercados de países desarrollados en forma competitiva.

En el plano de los recursos humanos o de las personas, las tareas de logística exigen la necesidad de contar con especialistas, en calidad y cantidad según el alcance y dimensión de la actividad; así, todo este grupo humano debe conocer, dominar y hacer suyos: la misión, objetivos, políticas y normas del sistema logístico de la empresa y a su vez dominar las funciones y la contribución que se espera de su trabajo para el éxito del sistema en sí.

De esta forma, el sistema logístico debe atender a la configuración de esquemas de actuación que pueden centrarse en el ámbito de las compras, la producción y las ventas, temáticas que van exponiéndose de manera sucesiva, en los epígrafes siguientes.

http://www.adeudima.com/?page_id=488

Función de la Logística

Es una función matemática, que aparece en diversos modelos de crecimiento de poblaciones, propagación de enfermedades epidémicas y difusión en redes sociales. Dicha función constituye un refinamiento del modelo exponencial para el crecimiento de una magnitud. Modela la función sigmoidea de crecimiento de un conjunto P.

El estudio inicial de crecimiento es aproximadamente exponencial; al cabo de un tiempo, aparece la competencia entre algunos miembros de P por algún recurso crítico K ("cuello de botella") y la tasa de crecimiento disminuye; finalmente, en la madurez, el crecimiento se detiene.

La función logística simple se define mediante la expresión matemática:

donde la variable P puede ser considerada o denotada como población, donde e es la constante de Euler y la variable tpuede ser considerada el tiempo.¹ Para valores de t en el rango de los números reales desde −∞ a +∞, la curva S se puede obtener. En la práctica, dada la naturaleza de la función exponencial, e^−t, es suficiente con computar t para un pequeño rango de números reales como pueden ser [−6, +6].

En su forma más general, la función logística se define por la fórmula matemática:

para parámetros reales a, m, n, y . Estas funciones tienen un campo de aplicación muy amplio, desde la biología a la economía.

https://es.wikipedia.org/wiki/Funci%C3%B3n_log%C3%ADstica

Logistica

     

 La logística, no es más que tener el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible, en la actualidad este conjunto de actividades han sido redefinidas y hoy en día son todo un proceso. La misión fundamental de la Logística empresarial es colocar los productos adecuados (bienes y servicios) en el lugar adecuado, en el momento preciso y en las condiciones deseadas, contribuyendo lo máximo posible a la rentabilidad de la firma. La logística tiene como objetivo la satisfacción de la demanda en las mejores condiciones de servicio, costo y calidad. Se encarga de la gestión de los medios necesarios para alcanzar este objetivo (superficies, medios de transportes, informática…) y moviliza tanto los recursos humanos como los financieros que sean adecuados. La logística es “el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución.

 Funciones del área de logística: La función logística se encarga de la gestión de los flujos físicos (materias primas, productos acabados y se interesa a su entorno. El entorno corresponde en este caso a :

• recursos (humanos, consumibles, electricidad)

• bienes necesarios a la realización de la prestación (almacenes propios, herramientas, camiones propios, sistemas informáticos)

• servicios (transportes o almacén subcontratados)

La función logística gestiona directamente los flujos físicos e indirectamente los flujos financieros y de información asociados. Los flujos físicos son generalmente divididos entre los “de compra” (entre un proveedor y su cliente), “de distribución” (entre un proveedor y el cliente final), “de devolución” (logística inversa).

Logística de compra: La logística de compra incluye la gestión de los flujos físicos, de información y administrativos siguientes:

•     la planificación del aprovisionamiento desde los proveedores de acuerdo con las previsiones de producción o venta.

•     la ejecución del aprovisionamiento y de los transportes y otras operaciones de importación relacionados.

•     la gestión de la relación con los proveedores (con objetivo de la mejora del servicio y la reducción de los costes logísticos).

Logística de distribución: La logística de distribución incluye la gestión de los flujos físicos, de información y administrativos siguientes:

•     la previsión de la actividad de los centros logísticos

•     el almacenamiento

•     el traslado de mercancías de un lugar a otro del almacén con los recursos y equipos necesarios

•     la preparación de los pedidos o la ejecución de cross docking (tránsito)

•     algunas veces, la realización de pequeñas actividades de transformación del producto (kitting, etiquetado).

•     el transporte de distribución hasta el cliente.

Logística inversa: La logística inversa incluye la gestión de los flujos físicos, de información y administrativos siguientes:

•     recogida del producto en las instalaciones del cliente

•     puesta en conformidad, reparación, reintegración en stock, destrucción, reciclaje y almacenaje.

 

 

Logística de Compra y de Almacen

La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, entre otros, desde los proveedores hasta el comienzo del proceso productivo en empresas productivas. El aprovisionamiento, abarca tres áreas: Compras, almacenamiento y gestión de inventarios. La gestión del aprovisionamiento implica la toma de decisiones que contribuyan al logro de un eficiente y eficaz funcionamiento del sistema logístico.

Las compras, como función empresarial presentan un carácter más restringido y tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.

El almacén, es el lugar o espacio físico en que se depositan las materias primas, el producto semiterminados o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro. Sirve como centro regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores.